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Racionalización de la impresión: autenticación de usuarios y reglas de uso

¿Cómo racionalizar la impresión? ¿Puedo controlar el acceso y conocer el uso de cada usuario de mis equipos multifuncionales? ¿Puedo eliminar las impresiones innecesarias o erróneas?

Los equipos multifuncionales OLIVETTI disponen de herramientas de Autenticación y Control de usuarios que le permiten la racionalización de la impresión. 

Este sistema permite identificar al usuario para el acceso a las funciones del equipo con tres tipos de acceso posible:

  • Acceso con un PIN
  • Acceso con una tarjeta de proximidad
  • Acceso con lectura biométrica

Acceso con tarjeta de proximidad Biométrico

Acceso con tarjeta de proximidad

Acceso con control Biométrico

Acceso con control Biométrico

 

 

 

 

 

 

 

 

Una vez el usuario se ha identificado en el equipo podemos:

  • Disponer de un acceso seguro al equipo.
    Nadie puede acceder al equipo sin autorización
  • Aplicar una política de permisos asociados a cada usuario.
    Por ejemplo: el Usuario 1 puede imprimir en B/N y en Color y el Usuario 2 solo en B/N
  • Establecer cuotas de uso por usuario.
    Por ejemplo: el Usario 1 puede imprimir mensualmente hasta 1000 páginas en B/N y hasta 250 páginas en Color

La función de autenticación de usuarios permite además conectarse con el Directorio Activo de Windows, de forma que no hace falta la tediosa tarea de incorporar o borrar usuarios en cada equipo cuando hay que instalar el equipo o simplemente hay altas o bajas en la empresa.

Para instalaciones con un parque superior a 10 equipos (aprox.) existe además la opción de generar una gestión centralizada de los equipos a través de un software (Equitrac, Print Audit 6, etc)  y conocer la actividad de los usuarios, no en un solo equipo, sino en la totalidad del parque.

Para este tipo de instalaciones con un gran número de usuarios, podemos también, además de controlar el acceso de los equipos y su uso, establecer un sistema de impresión Follow You, es decir: sea el equipo que sea en el que se autentique el usuario, éste verá en pantalla solo los documentos que tiene pendientes de imprimir. El usuario seleccionará el o los documentos que necesite en ese momento y el equipo los imprimirá.

Este sistema permite:

  • Minimizar el efecto de impresiones innecesarias. 
  • Garantizar a los usuarios una impresión segura ya que ésta no se producirá hasta que el usuario la reclame una vez autenticado en uno de los equipos de su empresa.
  • Permitir la movilidad interna de los usuarios entre distintos equipos. 

Otra de las ventajas que permite este tipo de software es la de generar reglas de uso, de forma que obliguemos a los usuarios a tener una determinada cultura de impresión orientada a reducir costes.

Por ejemplo: Los correos electrónicos imprimirlos siempre en negro y a doble cara, o documentos de más de 20 páginas imprimirse obligatoriamente en la máquina que tenga un coste por copia más económico.

Además, con estos softwares es posible generar sistemas de prepago de páginas para determinadas instituciones (colegios, bibliotecas, universidades, etc) para que los usuarios utilicen los equipos multifuncionales como un servicio más de la institución.

Racionalizar las tareas de impresión es una fuente importante de ahorro de costes.

Nuestros consultores le ayudarán a diseñar la política de impresión más adecuada. Si tiene alguna duda, contacte con nosotros. Estaremos encantado de asesorarle.

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